Segregator jako narzędzie organizacji pracy

Nigdy więcej bałaganu w papierach

W artykule znajdziesz informacje dotyczące:

Segregator do biura i do domu

Ważne elementy, na które należy zwrócić uwagę przy segregowaniu dokumentów w pracy i w domu

Z bałaganem w dokumentach może zmagać się każdy, od dużych biur po małe gospodarstwa domowe. Zagubienie faktury czy umowy może doprowadzić do opóźnień, a nawet i strat finansowych. Zastanowienie się nad porządnym sposobem uporządkowania ważnych danych jest istotne dla każdego.

Najbardziej przystępnym rozwiązaniem są segregatory. Dzięki nim można w łatwy sposób posegregować, uporządkować i zarchiwizować nawet największy stos papierów. Pomagają one też przy ich szybszym odnalezieniu w przyszłości.

Dlaczego organizacja dokumentów jest ważna zarówno w biurze jak i w domu?

Porządny sposób archiwizacji jest koniecznością w każdym biurze. Zachowanie dokumentów przez pewien okres czasu jest prawnym obowiązkiem. Jeśli biuro decyduje się w przynajmniej jakimś stopniu na korzystanie z archiwum tradycyjnego, segregatory są idealny rozwiązaniem. Dzięki nim łatwo najpierw przechowywać, a potem odnaleźć potrzebne dane.

Jednakże organizacja dokumentów nie jest potrzebna tylko w biurach i firmach. W wielu domach przechowuje wszelkiego rodzaju umowy notarialne czy umowy zakupu, dyplomy i przeróżne oświadczenia. Wystarczy kilka segregatorów, aby wszystkie te ważne informacje były łatwo dostępne i bezpieczne.

Organizacja dokumentów nie pomaga jedyne z oszczędnością czasu i utrzymaniem porządku, zwiększa ona też efektywność pracy. Przy odpowiednim opisaniu i składowaniu segregatorów archiwizowanie i odnajdywanie dokumentów staje się szybsze. Dla przykładu można użyć specyficznych kolorów segregatorów do specyficznych typów dokumentów, co jeszcze bardziej zwiększy tempo odnajdywania potrzebnych informacji. W takiej sytuacji pracownik nie musi czytać identyfikatorów, tylko od razu wie, że faktury znajdzie w zielonym segregatorze.

Tej samej zasady można użyć w domu — każdej osobie wystarczy przypisać kolor i trzymać ważne dla nich dokumenty w segregatorach i teczkach w danym kolorze.

Porządnie zorganizowane archiwum przy użyciu segregatorów może też zredukować niepotrzebny stres. Kiedy każdy dokument ma swój przypisany segregator trudniej odłożyć je w nieodpowiednie miejsce, a potem o nich zapomnieć.

Należy też pamiętać, że dla klientów odpowiednio prowadzone archiwum może być dobrą wizytówką firmy. Szczególnie kiedy dane archiwum jest widoczne na regałach biurowych — elegancko ułożone segregatory na pewno wywrą lepsze wrażenie, niż luźno leżące kartki czy przepełnione teczki.

Rodzaje segregatorów i ich zastosowanie

Już wiemy, dlaczego segregatory są dobrym rozwiązaniem przy uporaniu się z bałaganem w dokumentach, warto więc zająć się typami segregatorów. Rodzaj segregatora zależy głównie od mechanizmu, który został w nich zastosowany. Możemy rozróżnić dwa:

  • Segregatory dźwigniowe: wyposażone w mechanizm dźwigniowy z dociskiem, są idealne do dużych ilości dokumentów.
  • Segregatory ringowe: standardowe segregatory z kółkami, odpowiednie dla dokumentów o mniejszej objętości.

Oczywiście, segregatory mogą różnić się innymi detalami. Drugą oczywistą różnicą jest rozmiar. Segregatory, jak papier dzielone, są na formaty: A3, A4, etc. Format segregatora informuje nas o tym, jakie dokumenty można w nim umieścić. Naturalnie, im większy segregator, tym większe możliwości, ponieważ można w nim umieścić dokumenty o wyznaczonej wielkości i mniejsze.

Ważną informacją dla kupującego jest szerokość grzbietu, gdyż ma ona bezpośredni związek z tym, ile kartek jest w stanie ten segregator pomieścić. Nie jest to wartość absolutna, ale w przybliżeniu segregatory o szerokości 50 mm - 75 mm pomieszczą około 300-500 kartek, natomiast segregatory o szerokości 75 - 80 mm – pomieszczą około 500-600 kartek

Niezależnie od tego, czy odpowiednia jest dla ciebie szerokość 50 mm czy 75 mm, znajdziesz je w naszej ofercie!

Jak efektywnie zorganizować dokumenty za pomocą segregatorów?

Organizacja dokumentów to proces, który wymaga chwili refleksji nad tym, co chcesz osiągnąć. Zastanów się, jakiego rodzaju dokumenty musisz przechowywać, jak często ich używasz oraz ile miejsca możesz przeznaczyć na segregatory.

Jak segregować dokumenty w biurze?

Najbardziej podstawową metodą segregacji jest podział na kategorie. Same typy kategorii mocno zależą od prowadzonego biznesu, jednakże w każdym biurze można wyodrębnić kluczowe elementy takie jak: umowy, rachunki czy faktury.

Po wyznaczeniu kategorii segregatory należy odpowiednio oznaczyć. Nazwy na identyfikatorach powinny być w miarę możliwości krótkie, napisane dużymi literami, aby zapewnić ich czytelność. Takowe etykiety można też wydrukować i potem umieścić w koszulce z etykietą lub przykleić do grzbietu.

Poza kategoriami ważne jest ustalenie kolejności archiwizowania dokumentów: najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest segregowanie ich chronologiczne. Jednak czasem lepszym rozwiązaniem jest zwracanie uwagę na częstotliwość ich użytkowania, np. umieszczenie często wyjmowanych dokumentów w specjalnie wyznaczonym miejscu na samym początku segregatora. Warto też zastanowić się nad sortowaniem ich według ważności.

Naturalnie, praca uporządkowywania dokumentów nie kończy się w momencie schowania ich w odpowiednim segregatorze. Należy pamiętać o aktualizowaniu oraz usuwaniu i niszczeniu zbędnych dokumentów, by jak najlepiej gospodarować dostępna nam przestrzenią.

Jak segregować dokumenty w domu?

W domu również można zacząć od podzielenia ważnych dokumentów na kategorie, np. dom czy mieszkanie, rachunki, dyplomy. Można również podzielić je na dokumenty ważne dla pojedynczych członków rodziny oraz te, które są ważne dla każdego.

Znalezienie miejsca na dokumenty domowe nie powinno sprawiać aż takiego problemu, aż w biurach — zwykle wystarczy na to jedna szafka. Jednak należy zastanowić się nad zakupem szafki zamykanej.

W domach gdzie można spodziewać się mniejszej ilości dokumentów, warto zastanowić się nad segregowaniem niektórych z nich do teczek.

Dodatkowe akcesoria wspomagające organizację

Oprócz samych segregatorów istnieje wiele innych akcesoriów biurowych, które mogą znacząco wspomóc efektywne zarządzanie dokumentami. Stosowanie odpowiednich dodatków nie tylko ułatwia organizację, ale także poprawia ergonomię pracy i zwiększa produktywność.

Jeżeli nasz segregator nie przetrzymuje dużej ilości dokumentów i można w nim zmieścić inne treści o podobnej kategorii, można zainwestować w kolorowe przekładki. Można ich również użyć przy dodatkowym sortowaniu danych w segregatorach, aby ułatwić znalezienie konkretnych informacji, lub informacji z konkretnych dni.

Aby dodatkowo zabezpieczyć dokumenty, które musimy przetrzymywać nawet przez kilkadziesiąt lat, można je zaopatrzyć w koszulki na dokumenty. Koszulek do dokumentów można też użyć do samego przechowywania dokumentów w segregatorach bez potrzeby dziurkowania samych kartek.

Teczki i skoroszyty są idealnym rozwiązaniem do tymczasowego przechowywania dokumentów lub do ich przenoszenia między miejscami pracy. Są lekkie, poręczne i łatwe do użycia, a jednocześnie pomagają utrzymać porządek i chronią dokumenty przed zniszczeniem.

Jeżeli prowadzimy dużą firmę i posiadamy znacznych rozmiarów archiwum poza samymi segregatorami i dodatkami do samych segregatorów, należy pomyśleć o specjalnych szafkach i regałach. W zależności od tego czy segregatory są często używane, czy są w nich dokumenty zarchiwizowane, można je eksponować na otwartych regałach lub trzymać w zamkniętych szafkach.

Jeśli chodzi o archiwizację dokumentów poza segregatorami, można użyć pojemników na dokumenty, aby dodatkowo je zabezpieczyć. W momencie, gdy nie jest konieczne, aby dokument były często wyjmowane, nie trzeba się przejmować tym, że jeden segregator leży na dnie pudełka, a w zamkniętym pudełku dokumenty i segregatory są mniej podatne na szkodliwy wpływ otoczenia oraz deteriorację.

Podsumowanie

Warto poświęcić czas na segregacje dokumentów w biurze oraz w domu i warto do tego celu użyć segregatorów. Zwiększa to szybkość pracy i pomaga w ogólnej organizacji, nieważne czy chodzi o biuro, czy dom. Wystarczy wyznaczyć na dokumenty odpowiednią ilość miejsca, zaopatrzyć segregatory w odpowiednie kategorie w zależności od miejsca. Poza segregatorami warto do sortowania użyć teczek czy koszulek na dokumenty.