Przechowywanie dokumentów: zalety i wady fizycznego, i cyfrowego archiwum

W artykule znajdziesz informacje dotyczące:

Przechowywanie dokumentów: plusy i minusy archiwów fizycznych, i cyfrowych

Do niedawna fizyczne archiwa były standardem archiwizacji. W tym momencie archiwa cyfrowe zastępują je w dotychczas niespotykanym tempie. Budzi to pytanie: czy mimo panującej już od kilku lat, pędzącej rewolucji cyfrowej archiwa cyfrowe są zdecydowanie lepszym rozwiązaniem?

Każde z podejść ma swoje mocne i słabe strony. Wybór odpowiedniej metody przechowywania zależy od wielu czynników, w tym od specyfiki branży, rodzaju dokumentów, jak również od indywidualnych preferencji i potrzeb.

W niniejszym artykule dokonamy szczegółowej analizy obu rozwiązań, porównując zalety i wady zarówno fizycznych, jak i cyfrowych archiwów.

Czym dokładnie jest archiwizacja dokumentów i dlaczego jest od nas wymagana?

Zanim pochylimy się nad specyficznymi zaletami i wadami konkretnych metod archiwizowania, warto wyjaśnić sam obowiązek oraz sposoby archiwizacji, bez względu na jej nośnik. Typ danych przechowywanych w archiwach jest czynnikiem, który pozwoli nam bardziej dogłębnie zrozumieć zalety i wady każdej możliwej opcji ich przechowywania.

Fizyczne archiwa towarzyszą nam od zarania dziejów. Najstarsze archiwa w Polsce, przechowywanie na pergaminach, są datowane na XII wiek, były one tworzone i utrzymywane głównie przez instytucje kościelne, miasta oraz możnowładców.

Archiwizacja dokumentów jest kluczowym elementem zarządzania informacjami od wielu lat. Aktualnie archiwizacja danych jest ważnym elementem zarówno w firmach, przedsiębiorstwach jak i w życiu prywatnym.

Przez wieki przechowywanie dokumentów odbywało się w formie papierowej w dobrze zorganizowanych archiwach. Dopiero w XX wieku, wraz z rozwojem komputerów, zaczęto eksplorować alternatywne, cyfrowe metody przechowywania informacji.

Zarówno w firmach, jak i w życiu prywatnym archiwizacja dokumentów ma fundamentalne znaczenie. Bez odpowiedniej strategii przechowywania dokumentów trudno jest zarządzać informacjami, odnaleźć ważne dane w razie potrzeby czy zachować historię działalności.

Można powiedzieć, że sprawne, dobrze zorganizowane archiwum jest kluczem do prowadzenia działalności gospodarczej.

Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do przechowywania akt i dokumentacji takich jak umowy, faktury, raporty finansowe czy dokumentacja kadrowa od 5 lat nawet i do 50 lat, w zależności od ich typu. Ponadto, w niektórych przypadkach dostęp do odpowiednich dokumentów może decydować o przyszłości firmy lub sprawy prawnej.

Warto też dodać, że obowiązek archiwizacji nie sprowadza się tylko do nakazu zachowywania danych, ale również ich zabezpieczenia i klasyfikowania.

Tradycyjne i znane: zalety przechowywania danych w formie fizycznej

Jednym ze znaczących czynników przyczyniających się do pozostania firm i przedsiębiorstw przy archiwach fizycznych jest siła przyzwyczajenia. Dla wielu kontynuowanie prowadzenia archiwów w sposób, który jest dla nich znajomy, jest o wiele bardziej wygodne, niż wstępne kosztowne wdrożenie i nauka obsługi całkiem nowych systemów przechowywania danych.

Co za tym idzie, jedną z głównych zalet fizycznego archiwum jest brak potrzeby korzystania z technologii do jego obsługi. W firmach czy organizacjach, gdzie technologia nie jest mocno zaawansowana, tradycyjne metody przechowywania dokumentów są nadal powszechnie stosowane. Pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do dokumentów bez potrzeby stałego połączenia z internetem, czy łączenia się z niepotrzebnymi aplikacjami — wystarczy ich fizyczna obecność w pomieszczeniu z archiwum.

Przy dobrej konserwacji nośniki fizyczne są odporne na zniszczenia i mogą przetrwać setki lat, jak dowodzą przykłady wcześniej wspomnianych archiwów historycznych. Archiwa fizyczne są też odporne na wszelkie ataki cybernetyczne. Podczas gdy archiwa fizyczne są narażone na kradzież, dokumenty można przed nią zabezpieczyć bez wysokiego poziomu alfabetyzmu cyfrowego.

Obsługa archiwa fizycznego jest dla większości ludzi bardzo intuicyjna. Obsługa archiwum cyfrowego zwykle wymaga dodatkowego szkolenia, co łączy się z dodatkowymi kosztami. Nawet w przypadku, gdy dana osoba ma doświadczenia w prowadzeniu archiwum cyfrowego, inne firmy mogą wdrażać i prowadzić archiwa na innych zasadach czy programach, co wymaga dodatkowego szkolenia od zera, podczas gdy większość ludzi jest w stanie korzystać z fizycznego archiwum bez zbędnych wyjaśnień.

Kolejną zaletą nośników fizycznych jest łatwość sprawdzenia oryginalności istotnych dokumentów, które wymagają fizycznego podpisu czy pieczątki. W programach do obróbki zdjęć łatwo można tę oryginalność sfałszować. Sfałszowanie fizycznego dokumentu jest możliwe, ale jest zdecydowanie trudniejsze.

Archiwa fizyczne są odporne na wszelkiego rodzaju cyberataki, wirusy i ransomware, co stanowi istotną zaletę w kontekście ochrony danych. Dokumenty nie są podłączone do sieci, są całkowicie izolowane od zagrożeń cyfrowych, co eliminuje ryzyko kradzieży danych przez hakerów. Dodatkowo fizyczne archiwa nie są narażone na złośliwe oprogramowanie, które może infekować pliki cyfrowe.

Archiwa fizyczne powinny być przechowywane w segregatorach lub teczkach, co ułatwia organizację dokumentów oraz ich szybkie odnalezienie. Odpowiednie przechowywanie chroni papiery przed uszkodzeniem, kurzem i zagnieceniami, co zwiększa ich trwałość i ułatwia przyszłe zarządzanie.

Dokumenty, które należy zniszczyć, powinny być niszczone za pomocą specjalistycznych niszczarek, zaprojektowanych do skutecznego usuwania danych. Użycie odpowiednich urządzeń jest kluczowe, ponieważ zapewniają one bezpieczeństwo, uniemożliwiając odtworzenie zniszczonych dokumentów.

Główne wady archiwum fizycznych

Pomimo stałego dostępu do archiwum, jedną z wad archiwum fizycznego jest trudność szybkiego i skutecznego znalezienia konkretnych informacji. Nawet przy najskuteczniejszym sposobie archiwizacji danych, znalezienie specyficznych informacji w dokumentach zajmie sporo czasu lub będzie wymagać osoby specjalnie wydelegowanej do stałego zarządzania dokumentami.

Archiwa fizyczne są bardziej narażone na ludzkie błędy, co może prowadzić do problemów z zarządzaniem dokumentacją. Łatwo jest zgubić ważne pliki lub odłożyć je w niewłaściwe miejsce, co utrudnia późniejsze odnalezienie. Ponadto błędne lub nieczytelne opisy dokumentów mogą sprawić, że będą one trudne do zidentyfikowania.

Jedną z najczęściej wskazywanych wad archiwum fizycznego jest jego negatywny wpływ na środowisko, szczególnie w kontekście zużycia papieru. Prowadzenie archiwum papierowego wymaga druku dokumentów, co prowadzi do wycinki drzew i obciążenia zasobów naturalnych.

Jeśli zwrócimy uwagę na ilość firm i przedsiębiorstw w samej Polsce oraz wymogi przechowywania dokumentów, ilość papieru, którą jesteśmy zmuszeni na to przeznaczyć, jest zatrważająca. Nie wlicza ona błędów drukarskich, błędnie wydrukowanych dokumentów czy awarii drukarek.

Przebieg dokumentów, gdy są one przechowywane w formie papierowej, może być bardzo czasochłonny — wymaga on uprzedniego znalezienie danych dokumentów oraz dostarczenia ich do wymaganych organów, co z kolei może wymagać usług kuriera. W niektórych przypadkach czas dostarczenia potrzebnej dokumentacji może zająć kilka dni.

W zależności od wielkości firmy i czasu, którym firma operuje, utrzymanie wymaganego archiwum łączy się z zainwestowaniem w nie sporej ilości miejsca. Ze względu na wymagany czas przechowywania dokumentów, ilość wymaganego miejsca będzie tylko rosnąć.

Archiwa fizyczne, mimo ich możliwej trwałości, są też narażone na kompletną anihilację w wyniku pożaru, powodzi czy innych zdarzeń losowych. Podczas gdy można się przed nimi w pewien sposób zabezpieczyć, w większości liczenie się z pewnego rodzaju stratami jest nieuniknione, a strata niezbędnych do funkcjonowania dokumentów może być trudniejsza do rozwiązania, niż strata sprzętu.

Nowoczesne i wydajne: zalety archiwum cyfrowego

Archiwa cyfrowe pozwalają na szybsze i trafniejsze znalezienie potrzebnych informacji. Dzięki słowom kluczowym czy tagom znalezienie interesującego nas dokumentu może zająć mniej niż sekundę. Likwiduje to kompletnie czas i wysiłek związany z fizyczną potrzebą wyszukiwania i czytania dokumentów, aby znaleźć interesujące nas informacje.

Przy użyciu archiwum cyfrowego czas potrzebny na obieg dokumentów, jest krótszy, niż przy użyciu archiwów fizycznych. Zamiast używać usług kuriera lub wędrować między działami, możemy wysłać wiadomość e-mail lub użyć wbudowanych w dane programy sposobów dzielenia się i kopiowania danych.

Podczas gdy stworzenie kopii dokumentów fizycznych jest możliwe, jest bardziej czasochłonne niż stworzenie kopii dokumentu cyfrowego. W tym procesie trzeba ręcznie przełożyć dokumenty, często w dużych ilościach, co dodatkowo spowalnia cały etap kopiowania. Z kolei w przypadku dokumentów cyfrowych wystarczy kilka kliknięć, aby natychmiast stworzyć dowolną liczbę kopii, co jest nie tylko szybsze, ale i mniej wymagające pod względem zasobów.

Cyfrowe dokumenty nie wymagają całkowitego przedruku w sytuacji wystąpienia błędu, ponieważ wszelkie zmiany można wprowadzić bezpośrednio w pliku. Poprawienie nawet drobnego błędu w fizycznym dokumencie często oznacza konieczność ponownego wydrukowania całego dokumentu. Natomiast w przypadku plików cyfrowych edycja jest szybka, bezstratna i nie generuje żadnych dodatkowych kosztów.

Archiwum cyfrowe jest też nowoczesnym i coraz częściej wdrażanym rozwiązaniem, dobrze więc jest pomyśleć przyszłościowo, jeśli dopiero co zakładamy firmę. Istnieje wysoka szansa na to, że nawet i istniejące firmy, które aktualnie decydują się wyłącznie na rozwiązania analogowe, będą zmuszone wdrożyć, chociażby hybrydowy styl archiwizacji danych.

Najistotniejsze wady archiwum cyfrowych

Firmy rozpoczynające swoją działalność mogą pozwolić sobie na wdrożenie systemu archiwizacji cyfrowej przy niskich kosztach. Jednakże istniejące firmy, które chcą swoje istniejące archiwa przenieść na nośniki cyfrowe, muszą liczyć się z wysokimi kosztami oraz nakładem pracy i potrzebą szkolenia personelu.

W przeciwieństwie do archiwum fizycznego, który jest dostępny 24/7, archiwum cyfrowe wymaga stałego i stabilnego dostępu do internetu, prądu oraz działającego interfejsu. Bez zapewnienia tych wymagań pliki i dokumentacja są kompletnie nieosiągalne, co w najgorszych przypadkach może kompletnie zamrozić funkcjonowanie firmy do czasu rozwiązania problemu.

Kolejną wadą archiwum cyfrowego jest potrzeba szkolenia pracowników — wszystkich dotychczasowych podczas wdrażania systemu oraz każdego nowo zatrudnionego pracownika. Koszty i potrzeba szkoleń są również wymagane, przy każdej aktualizacji czy zmianie systemu. Patrząc na to, że technologia ewoluuje w zatrważającym tempie. Nie są to wydatki, które można bagatelizować.

Łączy się to z kolejnym problemem szybko zmieniających się formatów plików i nowych technologii. Archiwa cyfrowe poza początkowym wdrożeniem potrzebują stałych aktualizacji, jako że ryzyko przestarzenia się technologii może doprowadzić do stałego utraty dostępu do danych.

Wiele osób wskazuje na ekologiczne korzyści archiwum cyfrowego, zwracając uwagę na to, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej może znacząco zmniejszyć zużycie papieru.

Dla małych firm, które przestawiają się na systemy cyfrowe, eliminacja konieczności drukowania i magazynowania papierowych dokumentów może prowadzić do zmniejszenia kosztów materiałów biurowych oraz ilości generowanych odpadów. To również upraszcza proces archiwizacji, ponieważ cyfrowe pliki zajmują mniej miejsca niż fizyczne archiwa, co wpływa na mniejszą potrzebę przestrzeni magazynowej.

Jednak warto pamiętać, że archiwa cyfrowe, mimo korzyści związanych z oszczędnością papieru, mogą mieć negatywny wpływ na środowisko w związku z ciągłym zużyciem energii. Serwery, które przechowują dane, muszą być stale zasilane i chłodzone, co generuje znaczne koszty energetyczne. W przypadku większych firm czy globalnych korporacji, które obsługują setki tysięcy dokumentów, energia potrzebna do utrzymania dużych centrów danych może być ogromna. Jeśli ta energia pochodzi z nieodnawialnych źródeł, takich jak węgiel czy gaz, korzyści ekologiczne zredukowanego zużycia papieru mogą zostać zniwelowane przez emisję CO2 i inne negatywne skutki dla środowiska.

Porównanie: fizyczne vs. cyfrowe archiwum

Koszty związane z przechowywaniem dokumentów mogą się znacznie różnić w zależności od wybranej metody. Fizyczne archiwa wiążą się z wieloma wydatkami, takimi jak wynajem przestrzeni, zarządzanie dokumentami, ich konserwacja oraz zakup papieru. Wymagają także nakładów na odpowiednie meble i wyposażenie, co może znacznie obciążyć budżet firmy.

Z kolei cyfrowe archiwa, mimo że początkowo wymagają znacznych inwestycji w nowoczesną technologię, w dłuższej perspektywie mogą przynieść istotne oszczędności. Pozwalają na redukcję kosztów związanych z materiałami biurowymi i przestrzenią magazynową. Należy jednak pamiętać, że systemy te wymagają ciągłej aktualizacji w związku z dynamicznym rozwojem technologii oraz pojawianiem się nowych rozwiązań, co może wiązać się z dodatkowymi wydatkami na utrzymanie i modernizację infrastruktury.

Przy użyciu fizycznych archiwum nie jest możliwe łatwe udostępniania dokumentów globalnie, a dostęp do nich jest uzależniony od fizycznej obecności w pokoju poświęconym na archiwum. Z drugiej strony, dostęp do takiego archiwum wymaga wyłącznie obecności osoby przy skoroszycie czy teczce z informacjami.

Podczas gdy archiwa cyfrowe dają nam możliwość dzielenia i edycji dokumentów na skali globalnej, dostęp do dokumentów jest uzależniony od działającego internetu, prądu oraz serwerów. Awaria każdego z wyżej wymienionych elementów skutkuje całkowitym odcięciem od potrzebnych informacji, a w najgorszym wypadku ich uszkodzenia.

Fizyczne archiwa, przechowywane w zamkniętych pomieszczeniach lub sejfach, są bardziej odporne na cyberzagrożenia, ponieważ nie są narażone na ataki hakerskie czy wirusy. Niemniej jednak ta forma archiwizacji jest narażona na różne czynniki zewnętrzne, takie jak pożar, powódź czy kradzież. Zniszczenia te mogą prowadzić do nieodwracalnej utraty ważnych dokumentów.

Z kolei cyfrowe archiwa są odporne na kradzież fizyczną, ale wymagają zaawansowanych środków zabezpieczających przed atakami cyfrowymi. Regularne aktualizacje oprogramowania, silne hasła oraz zastosowanie systemów wykrywania intruzów mogą znacząco zredukować ryzyko cyberataków.

Dodatkowo cyfrowe archiwa dają możliwość tworzenia kopii zapasowych, które mogą być przechowywane w różnych lokalizacjach, co zwiększa ochronę przed utratą danych w przypadku awarii sprzętu lub ataków, jednak nie likwiduje tego zagrożenia kompletnie.

Ekologiczna przewaga archiwów cyfrowych zaczyna się i kończy na odpadach papierowych: to prawda, że archiwa papierowe generują nieziemskie wręcz sterty papieru i przyczyniają się do wycinki drzew, jednakże archiwa cyfrowe wprowadzają również nowe wyzwania ekologiczne, związane z ciągłym zużyciem energii.

Czynniki, które należy brać pod uwagę przy wyborze archiwum

Decyzja o wyborze między fizycznym a cyfrowym archiwum jest złożonym procesem, który zależy od wielu istotnych czynników.

Wielkość firmy i ilość dokumentów to kluczowe aspekty, które wpływają na wybór metody przechowywania. Małe firmy, które generują niewielką ilość dokumentów, mogą korzystać z prostych systemów archiwizacji papierowej. Duże korporacje, posiadające ogromne zbiory danych, często muszą rozważyć rozwiązania cyfrowe lub hybrydowe, które zapewniają większą efektywność i oszczędność miejsca.

Budżet na przechowywanie dokumentów również odgrywa znaczącą rolę. W przypadku ograniczonych funduszy przedsiębiorstwa mogą preferować tańsze metody fizyczne, które nie wymagają dużych inwestycji w technologię. Jednak w dłuższej perspektywie, inwestycje w archiwum cyfrowe mogą prowadzić do oszczędności dzięki zmniejszeniu kosztów papieru, przestrzeni biurowej i logistyki.

Również potrzeby związane z dostępem do dokumentów są istotnym czynnikiem; jeśli pracownicy często potrzebują dostępu do dokumentów z różnych lokalizacji, archiwizacja cyfrowa staje się niezbędna.

Dodatkowo, przepisy prawne i regulacje dotyczące przechowywania dokumentacji mogą nakładać konkretne wymagania na sposób archiwizacji, co również wpływa na wybór metody.

Wreszcie, dostępność technologii i infrastruktury IT w danej organizacji jest kluczowa; firmy z dobrze rozwiniętą infrastrukturą technologiczną będą bardziej skłonne do przyjęcia rozwiązań cyfrowych.

Coraz więcej firm decyduje się na hybrydowe rozwiązania, które łączą zalety zarówno fizycznych, jak i cyfrowych archiwów. W takim systemie kluczowe dokumenty, które wymagają szczególnej ochrony lub są często używane, są przechowywane fizycznie, co zapewnia łatwy i szybki dostęp do najważniejszych informacji. Z kolei pozostałe dokumenty, które nie wymagają takiego zabezpieczenia, są digitalizowane i przechowywane w formie cyfrowej.

Takie podejście pozwala czerpać korzyści z obu metod — zwiększa efektywność operacyjną, ułatwia zarządzanie danymi i minimalizuje ryzyko związane z utratą dokumentów. Hybrydowe archiwum może zatem zapewnić większą elastyczność i lepsze dopasowanie do specyficznych potrzeb organizacji.

Zalety i wady cyfrowego, i fizycznego archiwum — podsumowanie

Zarówno fizyczne, jak i cyfrowe archiwa mają swoje zalety i wady, co sprawia, że wybór najlepszego rozwiązania powinien być dokładnie przemyślany w kontekście specyfiki działalności, indywidualnych potrzeb oraz dostępnych zasobów.

Cyfrowe archiwa wyróżniają się nowoczesnością, umożliwiając łatwy dostęp do dokumentów z różnych lokalizacji oraz pozwalając na efektywne zarządzanie dużymi zbiorami danych. Dzięki funkcjom takim jak wyszukiwanie pełnotekstowe, automatyczne tagowanie czy możliwość łatwego udostępniania plików, cyfrowe archiwa znacznie zwiększają efektywność pracy. Jednak ich wdrożenie wiąże się z koniecznością inwestycji w technologię, oprogramowanie oraz zabezpieczenia, co może stanowić wyzwanie dla niektórych organizacji. Ponadto, utrzymanie cyfrowych archiwów wymaga ciągłej aktualizacji i dostosowywania do nowych zagrożeń, takich jak cyberataki czy utrata danych.

Z drugiej strony, fizyczne archiwa mogą być prostsze w zarządzaniu, szczególnie w mniejszych firmach, gdzie ilość dokumentów nie jest zbyt duża. Nie wymagają skomplikowanej infrastruktury IT ani specjalistycznego oprogramowania, co ułatwia ich utrzymanie. Dodatkowo fizyczne archiwa są mniej podatne na zagrożenia technologiczne, takie jak awarie systemów czy ataki hakerskie. Niemniej jednak ich główną wadą jest ograniczona dostępność oraz ryzyko związane z ich fizycznym uszkodzeniem lub utratą, na przykład w wyniku pożaru, powodzi czy kradzieży.

W obliczu tych zalet i wad decyzja o wyborze między archiwami fizycznymi a cyfrowymi powinna być dostosowana do konkretnych potrzeb organizacji, jej zasobów oraz priorytetów w zakresie bezpieczeństwa, efektywności i ochrony danych.

Segregatory

Sejfy

Niszczarki

Teczki

Papier