O czym należy pamiętać przy wyborze niszczarki biurowej?

Wszystko, co musisz wiedzieć o niszczarkach dokumentów.

W artykule znajdziesz informacje dotyczące:

O czym należy pamiętać przy wyborze niszczarki biurowej?

Wybór niszczarki biurowej wiąże się z szeregiem informacji, o których trzeba pamiętać. Zaskakującym dla wielu może się okazać, że niszczarki powinny być w zgodzie z RODO. Jest też wiele oznaczeń, które bez wyjaśnienia mogą okazać się dość kryptyczne. Dlatego przed zakupem niszczarki do biura warto zapoznać się z naszym krótkim przewodnikiem po niszczarkach biurowych. 

Niszczarki dokumentów a RODO

Znane już nam każdemu jest ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych potocznie zwane RODO. RODO zawiera wiele wytycznych mających na celu przekazanie nam większej kontroli nad naszymi danymi osobistymi oraz zapewnienie tym danym największego stopnia ochrony.

Duży nacisk jest kładziony na ciągłe monitorowanie stopnia zagrożeń, a więc zapewnienie adekwatnego stopnia ochrony do danych. Chodzi o zabezpieczanie danych cyfrowych przed atakami cybernetycznymi oraz danych fizycznych przed kradzieżą lub dostępem osób trzecich.

Jednakże rodzi się pytanie: co z dokumentami, które zawierają poufne informacje i dane osobowe, które należy zniszczyć? Nie wystarczy takiego dokumentu zgnieść i wyrzucić do kosza, potarganie nie zniszczy ich w wystarczającym stopniu, a spalanie dokumentów w biurach i urzędach jest nierealistyczne.

Aby zapewnić dostateczną ochronę, należy zaopatrzyć się w odpowiednią niszczarkę, która zapewni, aby nikt nie był w stanie zniszczonych dokumentów złożyć w całość i tym samym uzyskać dostępu do zawartych na nich informacji.

Warto również wspomnieć, że nie zaznajomienie się z odpowiednimi specyfikacjami niszczarek biurowych może, w najgorszym razie, kiedy dane osobowe zostaną skradzione; kosztować nas do 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu światowego przedsiębiorstwa.

Na co zwracać uwagę przy wyborze niszczarek?

Wybierając niszczarkę biurową, spotkamy się z szeregiem specyfikacji, z których niektóre mogą być z lekka niezrozumiałe. Poniżej wyjaśniły specyficzne terminy, które mogą sprawiać problem oraz podajemy listę rzeczy, na które przed zakupem warto zwrócić uwagę.

Poziom bezpieczeństwa DIN

Przeglądając niszczarki, możemy natknąć się na skróty takie jak DIN czy P-4. Poziom bezpieczeństwa DIN 66399 informuje nas o tym, w jaki sposób niszczarka niszczy dokumenty. Zgodnie z DIN 66399 poziom ten dzielony jest na 7 następujących poziomów:

  • P-1 – najniższy poziom, niszczy kartki papieru, na których nie ma żadnych poufnych danych, jako że można te dokumenty łatwo odtworzyć z powstałej makulatury.
  • P-2 – nadające się do niszczenia korespondencji wewnętrznej.
  • P-3 – pierwszy poziom, który nadaje się do niszczenia dokumentów poufnych, czyli zapewnia ich zniszczenie do poziomu uniemożliwiającego ich odtworzenie.
  • P-4 – do niszczenia danych szczególnie poufnych i wrażliwych.
  • P-5 – niszczarki, którymi można zniszczyć tajne informacje.
  • P-6 – nadają się do niszczenia dokumentów ze szczególnie tajnymi informacjami.
  • P-7 – przeznaczone do niszczenia informacji ściśle tajnych.

Co poza papierem zniszczy niszczarka biurowa?

DIN 66399 nie informuje nas tylko o tym, jak można zniszczyć papier. Istnieją również oznaczenia, które informują nas o tym, co można w niszczarce zniszczyć:

  • O – niszczenie nośników optycznych (DVD, CD),
  • E – niszczenie nośników elektronicznych (karty chipowe),
  • F – niszczenie  filmów, mikrofilmów oraz klisz,
  • H – niszczenie twardych z magnetycznymi nośnikami pamięci,
  • T – niszczenie magnetycznych nośników danych (kart z paskiem magnetycznym).

Czyli niszczarka biurowa z oznaczeniem T-5 jest przystosowana do niszczenia kart z paskiem magnetycznych, na których znajdują się tajne informacje, za to niszczarka z dodatkowym oznaczeniem E-3 zniszczy nośniki elektroniczne, na których znajdują się poufne informacje.

Poza innymi nośnikami danych niektóre niszczarki są w stanie zniszczyć zszywki i spinacze.

Pojemność kosza

Kolejną specyfikacją, na którą należy zwrócić uwagę przy wyborze niszczarki biurowej, jest rozmiar kosza. Wiele niszczarek poza podaniem wielkości kosza w litrach podaje informacje, ile kartek A4 danej gramatury jest w stanie on pomieścić. 

Przed samym zakupem niszczarki należy zastanowić się, ile kartek jest niszczonych w naszym biurze i jakiego najmniejszego kosza na makulaturę będziemy potrzebować.

Czas nieprzerwanej pracy

Wiele niszczarek w swojej specyfikacji podaje czas nieprzerwanej pracy, czyli czas, po którym dalsze użytkowanie urządzenia może wiązać się z jego awarią, lub po którym urządzenie odmówi dalszej pracy. Jest to istotna informacja dla dużych biur, w których ilość dokumentów do zniszczenia jest bardzo wysoka — im wyższy czas nieprzerwanej pracy, tym więcej dokumentów można zniszczyć na raz.

Stopień głośności 

Stopień głośności niszczarki określa się w decybelach. Dla mniejszych biur ważny jest stopień głośności. Warto zainwestować w odpowiednio cichą niszczarkę, aby nie rozpraszała ona pracowników przy jej częstym użyciu. 

Dodatkowe zabezpieczenia

Czytając specyfikacje niszczarek, możemy natrafić na następujące funkcje:

  • auto-revers – przy wykryciu zbyt dużej ilości kartek niszczarka sama przerywa swoje działanie i wycofuje papier z zespołu tnącego,
  • revers – możliwość ręcznego wycofania papieru w przypadku jego zakleszczenia,
  • czujnik przepełnienia kosza – w przypadku przepełnienia kosza praca niszczarki zostaje zatrzymana,
  • safe touch – w przypadku wykrycia ciała obcego (materiału ubrania, ręki) niszczarka natychmiast przerywa swoją pracę. 

O czym należy pamiętać przy konserwacji niszczarek?

Jak każdy sprzęt biurowy niszczarki należy poddawać regularnej konserwacji. Jest to coś, co może za nas zrobić specjalista, jednakże i my możemy podjąć się podstawowej konserwacji naszej niszczarki, aby zapewnić jej długie i bezproblemowe działanie. 

Olej do niszczarek

Podstawowym elementem konserwacji niszczarki biurowej, którego możemy się podjąć samodzielnie, jest dbanie o odpowiednia naoliwienie jej noży. Używa się do tego specjalnie dedykowanych olei do niszczarek. 

Regularnie naoliwiona niszczarka lepiej tnie i jest mniej narażona na awarie, a co za tym idzie może nam oszczędzić kosztów naprawy. 

Czyszczenie niszczarki 

Poza utrzymaniem ostrzy niszczarki należy ją odkurzać. Poza kurzem na niszczarce osadza się pył powstały w wyniku cięcia papieru, więc należy od czasu do czasu porządnie odkurzyć niszczarkę od zewnątrz i wewnątrz. Wystarczy do tego użyć odkurzacza. Trzeba jednak pamiętać, aby przed czyszczeniem niszczarkę odłączyć z prądu. 

Podsumowanie

Wybór niszczarki wiąże się z wieloma rzeczami, na które trzeba zwracać uwagę. Od RODO po poziom hałasu i konserwacje. Przed zakupem warto zapoznać się ze specyfikacjami niszczarek dokumentów i zastanowić się, jakiego typu niszczarka jest potrzebna w naszym biurze. 

Urządzenia biurowe

Niszczarki

Akcesoria do niszczarek

Papier